Scholengroep Gent beschikt met Verizon Connect over een gebruiksvriendelijke tool boordevol informatie om ritten efficiënter in te plannen

Met 34 scholen en instellingen, waaronder CLB, basisonderwijs, secundaire scholen, buitengewoon onderwijs, internaten, CVO, kunstonderwijs en muziek- en dansacademie, en zo’n 29.000 leerlingen is het voor Scholengroep Gent geen sinecure om de leerlingen uit de stad Gent en de randgemeenten te vervoeren. Dagelijks vervoer naar en van scholen, ritten in functie van zwem- en L.O.-lessen, schoolreizen en verschillende didactische uitstappen zijn een greep uit het assortiment van de talloze ritten die de scholengroep voor de leerlingen voorziet. Ivan Leroy, coördinator van het leerlingenvervoer van Scholengroep Gent, staat dan ook dagelijks in contact met de 19 buschauffeurs die het vervoer verzorgen.

“Alle mobiliteitswensen van de verschillende scholen die onder Scholengroep Gent vallen, komen bij mij terecht en dan maak ik per dag en per chauffeur een planning en een draaiboek op”, vertelt Ivan Leroy. “Veel aanvragen liggen lang op voorhand vast, maar soms hebben scholen last-minute verzoeken, bijvoorbeeld als een medisch onderzoek sneller gedaan is dan verwacht of een uitstap die wat uitloopt qua tijd… . En dan is het altijd puzzelen om een andere bus te sturen zodat de leerlingen zo snel mogelijk opnieuw op school zijn.”

Verizon Connect Reveal: een schat aan informatie

Voor Scholengroep Gent was dat medio september 2015 een van de redenen om gebruik te maken van Reveal, de track-and-tracesoftware van Verizon Connect. Op elk moment van de dag weet Ivan Leroy nu exact waar de bussen staan of rijden. Op die manier kan hij beter inspelen op de verschillende wensen van de 34 instellingen.

“Dankzij Verizon Connect Reveal hebben we nu niet alleen een volledig overzicht van al onze ritten, maar optimaliseren we ook onze verschillende ritten”, licht Ivan Leroy een groot voordeel van de software toe. “Zo kunnen we nagaan of de leerlingen in de best mogelijke volgorde worden opgehaald, en anticiperen op mogelijke verkeersproblemen. Doordat we op elk moment zien waar welke bus is, kunnen we chauffeurs van achter ons bureau alternatieve routes geven bij verkeershinder. Ook de school kunnen we verwittigen. Die extra service wordt goed onthaald. Soms is de bus later dan afgesproken door onvoorziene omstandigheden en dan is het goed om de scholen op de hoogte te brengen van de nieuwe geschatte aankomsttijd. Ook als een bus iets later is om de leerlingen naar een leuke activiteit te brengen, kunnen leerkrachten de leerlingen op hun gemak stellen dat de activiteit zeker zal doorgaan. Of als de bus op de terugreis van een schoolreis in de file staat, kan de school de ouders van de leerlingen verwittigen dat ze hun kind iets later aan de schoolpoort kunnen komen oppikken.”

Meer kilometers met evenveel brandstof

“Onze chauffeurs zijn verplicht om elke vijf jaar een opleiding te volgen om hun bekwaamheid om met de bus te mogen rijden, aan te tonen. Tijdens die opleiding krijgen ze ook praktische tips om te besparen op brandstofkosten. Die kennis zetten ze echt om in de praktijk, want uit de rapporten die we uit het Reveal-systeem trekken, merken we dat chauffeurs hun bus bijvoorbeeld niet onnodig stationair laten draaien. Vergeleken met een aantal jaar terug rijden onze chauffeurs met evenveel brandstof meer kilometers.”

Die voordelen zijn maar een fractie van wat Verizon Connect Reveal voor Scholengroep Gent betekent. Ook op het gebied van planning en facturatie is het een verademing. Dankzij het dagrapport Legacy raadpleegt Ivan Leroy eenvoudig de ritten van de afzonderlijke chauffeurs, en de berekening van de kosten van een uitstap en het opmaken van de factuur verloopt vlotter. Het systeem zegt exact wanneer de bus is vertrokken, wanneer hij is toegekomen, hoeveel kilometer hij heeft afgelegd… Bij mogelijke vragen is er geen discussie mogelijk.

Het Gentse circulatieplan

Toen Gent in april 2017 het circulatieplan invoerde om de binnenstad zoveel mogelijk te ontlasten, speelde Verizon Connect Reveal een belangrijke rol voor Scholengroep Gent. “Dankzij het systeem brachten we makkelijk alternatieve routes in kaart. We keken waar de knips lagen, waar we gasboetes konden ontlopen en hoe we die het best konden vermijden. Sommige scholen liggen in de rand, en daar is de kans op boetes heel groot. In sommige gevallen betekende dat dus dat we de opstapplaatsen moesten veranderen. Zo hebben we een pak gasboetes vermeden.”

Met open armen ontvangen

Vanaf het moment dat Scholengroep Gent besloot om gebruik te maken van de track-and-tracesoftware, bracht het op de vakbondsvergadering zowel de medewerkers als de vakbonden op de hoogte. Ivan Leroy: “We legden hen uit dat het een tool was om hun en ons werk te vergemakkelijken en dat het allerminst een controlefunctie was. We hadden eigenlijk meer tegenkanting verwacht, want we zouden voortaan over heel wat gegevens over het functioneren van de chauffeurs beschikken. Ze wisten dat ze gevolgd zouden worden en dat ook hun rijgedrag vastgelegd zou worden. Maar we hebben er open over gecommuniceerd, en hen ook meteen duidelijk gemaakt dat we allesbehalve een heksenjacht zouden organiseren.”

Betere samenwerking

De invoering van Verizon Connect Reveal zorgde zelfs voor een betere samenwerking tussen de chauffeurs onderling en de coördinatoren. Ivan Leroy: “Voor we gebruik maakten van de software zaten de chauffeurs veel meer op een eiland. Nu komen we veel meer samen om mogelijke problemen aan te kaarten en oplossingen te bedenken. Vroeger zochten de chauffeurs steeds zelf naar een oplossing, terwijl er nu veel meer samenhang is. Dat uit zich ook in collegialiteit. Als er een collega ziek is, springt de ene graag in voor de ander. De chauffeurs zijn een hecht team geworden.”

Echte ambassadeur

“We zijn ontzettend tevreden over Verizon Connect. Ze staan steeds voor ons klaar, leveren een prima service en het is op de koop toe ook heel betaalbaar. Als we verbeterpunten hebben of de noodzaak van een uitbreiding voelen, dan zorgt Verizon Connect er ook voor dat die puntjes aangepakt worden. Zo kunnen we binnenkort zelf de gegevens van de tachograaf downloaden.”

De positieve geluiden van Scholengroep Gent zijn ook andere scholengroepen en andere organisaties niet ontgaan. “Scholengroep 15 Limburg Noord, Scholengroep Aan Zee en basisschool Het Klavertje Vier van Scholengroep 23 peilden al naar onze bevindingen en ook het OCMW Destelbergen en de gemeente Steenokkerzeel vroegen extra tekst en uitleg over het systeem. Dat geef ik hen met plezier, want ik kan Verizon Connect echt aan iedereen aanbevelen”, besluit Ivan Leroy.