Onderhandelingen versterken met fleetmanagementsysteem

Waar veel mensen bij een fleetmanagementsysteem al snel denken aan zaken als brandstofbesparing of bijhouden van een kilometerregistratie, is Verizon Connect Reveal voor Sweet Paradise nog op veel meer vlakken een wezenlijk onderdeel van de business geworden. De groothandel voor schepsnoep gebruikt de inzichten die het fleetmanagementsysteem ze oplevert om de klanttevredenheid te verhogen en zelfs om sterker te staan in onderhandelingen over nieuwe klantcontracten. “We kunnen ons bij onderhandelingen nu baseren op objectieve data.”

Sweet Paradise levert schepsnoep en snoepmeubelen aan verschillende retailers door de hele Benelux. De organisatie zorgt ervoor dat supermarkten, drogisterijen, bioscopen en pretparken zelf geen omkijken meer hebben naar de bevoorrading en het beheer van schepsnoep. Dat doet Sweet Paradise door niet alleen snoepgoed te leveren maar er ook voor te zorgen dat de snoepmeubels op tijd worden onderhouden en schoongemaakt.

“Om onze klanten te bedienen, hebben wij dagelijks zo’n 25 mensen die de baan opgaan”, zegt Francis Peeters, ‎Commercial Manager Benelux van Sweet Paradise. “Vanwege de grote regio die we bedienen, vertrekken de meeste van hen niet vanuit kantoor, maar vanuit thuis. We waren daarom zo’n twee jaar geleden op zoek naar een track-en-trace-systeem zodat we inzicht kregen in wat onze werknemers deden. De voornaamste reden was daarbij om te kunnen zien of het mogelijk was om efficiënter te kunnen werken.”

Kilometerregistratie

Op advies van een leverancier nam Sweet Paradise contact op met Reveal. “Daarnaast vroegen we ook een demo aan bij een andere leverancier, maar het was al snel duidelijk dat Reveal de beste oplossing was”, zegt Peeters. “Vanwege de vele functionaliteiten en gebruiksvriendelijkheid, maar ook de prijstransparantie speelde een belangrijke rol. Bij Verizon Connect betalen we een vast bedrag waarvoor alle opties zijn inbegrepen.”

Met Reveal krijgt Sweet Paradise inzichten in de locaties van zijn chauffeurs, zowel in near realtime als achteraf. Peeters: “Dat is in eerste instantie handig voor het bijhouden van een kilometerregistratie. Bij een controle van de belastingdienst moeten we kunnen aantonen dat onze werknemers alleen zakelijk met hun voertuig hebben gereden. Vroeger betekende dat chauffeurs na elke rit de kilometerstand en het aantal afgelegde kilometers moesten invullen. En dat wie die standen op kantoor weer allemaal moesten verwerken. Nu gebeurt dat allemaal automatisch, wat tijd bespaart maar ook minder foutgevoelig is.”

Problemen oplossen voor ze ontstaan

Wat klanttevredenheid betreft, haalt Sweet Paradise vooral veel voordeel uit de mogelijkheid om in near realtime te zien waar chauffeurs zich bevinden vertelt Peeters. “Stel dat een bioscoop een druk weekend meemaakt waardoor ze daar sneller door hun schepsnoep geraken dan normaal – en ze dus een spoedbijvulling nodig hebben. Wij kunnen nu dan eenvoudig zien wie van onze chauffeurs het dichtst in de buurt is om de snoepmeubels zo snel mogelijk bij te vullen. En omdat we met Reveal ook inzicht hebben in actuele verkeerssituaties, kunnen we er zelfs een behoorlijk nauwkeurige verwachte aankomsttijd bij afgeven.”

Sweet Paradise gebruikt Reveal soms zelfs om problemen op te lossen nog voordat ze ontstaan, vertelt Peeters. “Stel dat een chauffeur zich verslaapt. Of dat iemand vakantie heeft en per ongeluk toch een klantbezoek voor hem is ingepland. Vroeger kwamen we daar pas achter op het moment dat de klant belde met de vraag waar de chauffeur blijft. Nu kunnen we zelf al op tijd ingrijpen als we zien dat iemand op basis van zijn huidige locatie niet op tijd bij een klant zal zijn, bijvoorbeeld door iemand anders die in de buurt is langs te sturen. Anders dan vroeger heeft de klant dan niet eens door dat er iets misging.”

Inzicht in kosten

Bij onderhandelingen over contractverlenging heeft Sweet Paradise juist weer veel baat bij inzicht in de historische GPS-locatiegegevens van hun chauffeurs. Peeters: “Als we een prijsvoorstel doen, nemen we daarin natuurlijk mee hoeveel tijd en kosten we zelf maken om een klant te kunnen bedienen. Van tevoren is het best mogelijk om daar een inschatting van te maken, maar er kunnen altijd factoren een rol spelen die pas achteraf duidelijk worden. Denk aan een winkel die aan een straat zit waar het altijd druk is. Dankzij Verizon Connect zien we hoeveel tijd chauffeurs daadwerkelijk per klant kwijt zijn en of het nodig is onze prijs aan te passen. Daarmee hebben we bij onderhandelingen met een inkoopafdeling feitelijke data in handen, waarmee we een stuk sterker staan.”

Overigens gebruikt Sweet Paradise Verizon Connect ook om de rijstijl en het brandstofverbruik van zijn chauffeurs te monitoren. In het fleetmanagementsyseem is het onder andere mogelijk om te zien of werknemers te hard rijden en of ze motor onnodig stationair laten draaien. “Met die informatie kunnen we iemand erop aanspreken als hij bijvoorbeeld onverantwoord hard heeft gereden met de bedrijfswagen”, zegt Peeters. “Of iemand erop attenderen als hij zijn voertuig herhaaldelijk lange tijd stationair laat draaien, en ervoor te zorgen dat hij brandstof bespaart door de motor volgende keer eerder uit te zetten.”