Facilities Management steigert die Effizienz mit Verizon Connect
"Wir verwenden das System, umeinzusehen, ob jeder Standort wie geplant besucht wurde und die Aufträge vollständig durchgeführt wurden.” Eric Dawson, Geschäftsführer.
TC Facilities Management (TCFM) ist eines der führenden und renommiertes-ten Gebäudemanagement Unternehmen in Großbritannien. Das Familienunternehmen blickt über 55 Jahre Dienstleistungserfahrung zurück. TCFM umfasst die drei Haupt-aufgabenbereiche Reinigungs-, Sicherheits- sowie Spezialdienstleistungen.
Die Herausforderung:
Eric Dawson, Geschäftsführer des Bereichs Spezialdienst-leistungen, sah sich mit einem nicht allzu seltenen Problem konfrontiert. Seine Mitarbeiter die pro Woche 2.000 Standorte besuchen, sollten dies so effizient wie möglich tun. TC Spezial-dienstleistungen vertraute in der Vergangenheit auf zwei eigenständige Systeme zur Einsicht und Verwaltung von Außendienstmitarbeiter-aktivitäten. Ein Ortungssystem lieferte Standortdaten, während eine PDA-Abnahmelösung den Mitarbeitern ermöglichte, Aufträge als erledigt zu markieren. Da diese beiden Systeme nicht miteinander kompatibel waren, fiel es schwer, sich ein vollständiges Bild von den Außendienstaktivitäten zu machen. Darüber hinaus war das Abrufen wichtiger Informationen über den Auftragsstatus ein manueller Prozess, der die Bericht-erstattung zu einer mühsamen Aufgabe machte. Um die Effizienz im gesamten Unternehmen zu steigern, benötigte das Unternehmen eine Lösung, die Schlüsselprozesse automatisieren und Ineffizienzbereiche aufzeigen konnte.
Die Lösung:
Durch die Routenoptimierung von Verizon Connect können nun die effizientesten Routen geplant und in nahezu Echtzeit abgeändert werden. Zudem liefert das Verizon Connect System eine kostengünstige Planungserstellung, die den Arbeitsbedarf mit Mitarbeitern und der Ausrüstung in der Nähe abgleicht. Eric Dawson war von Verizon Connect im Vergleich zu anderen Anbietern beeindruckt. Das System ermöglicht eine schnelle und einfache Priorisierung von Aufgaben sowie der Anpassung von Jobabnahme- Formularen. „Viele unserer Kunden haben spezielle, maßgeschneiderte Anforderungen. Wir haben natürlich auch andere Lieferanten angeschaut. Aber alle zusätzlichen Bedürfnisse waren mit zusätzlichen Kosten verbunden. Mit Verizon Connect können wir nicht nur Formulare selbst personalisieren, sondern können dies auch innerhalb weniger Minuten tun.“
Neben der Implementierung von Verizon Connect für das Routing führte TC Spezialservices ebenfalls die GPS-Ortung ein, um die Flotte nahezu in Echtzeit zu überwachen, das Fahrerverhalten zu verbessern und Ineffizienzbereiche aufzuzeigen.
Die Ereignisse:
TC Spezialservices konnte sofort eine Verbesserung der Transparenz und Effizienz feststellen. „Die Transparenz hat sich deutlich verbessert. Da alle Kundenaufträge nun mit einem zentralen System geplant werden, wissen wir genau, wann ein Auftrag abgeschlossen ist. Wir können alle unsere Kundenbesuche und -termine überprüfen und sicherstellen. Wir hätten dies zwar in unserem alten System machen können, aber es hätte Stunden gedauert – jetzt ist es nur noch eine Sache von wenigen Minuten.“ „Es ist ein sehr nützliches Tool, wenn wir mit neuen Kunden sprechen. Da die Standortdaten so genau sind, können wir exakt bestimmen, wann unsere Mitar-beiter am Standort des Kunden ankommen und wann sie wieder gehen. Kunden empfinden es ebenso wie unsere Finanzabteilung als sehr beruhigend, da sie immer sicher sein können, dass wir eine akkurate Rechnung stellen.“
Diese genauen Standortdaten haben auch bei der Ausschreibung von Aufträgen geholfen, da TC Spezialservices dank präziser Abrechnungen anstelle von Schätzungen potenzielle Einsparungen nachweisen kann. Das Verizon Connect-System hat den Kundenservice bei TC Spezialservices deutlich verbessert.
„Es gab Kunden, die uns gefragt haben: ‚Was passiert, wenn unser Standort bei Ihrer Ankunft noch nicht geöffnet ist?‘ Wir können ihnen daraufhin nicht nur unseren Prozess erklären, sondern ihn auch Schritt für Schritt erläutern. Wir können
genau zeigen, wie diese Informationen in unserem System protokolliert werden und welchen Prozess wir implementiert haben, um sicherzustellen, dass unsere Mitarbeiter zukünftig nur dann erscheinen, wenn das Gebäude oder die Anlage geöffnet ist. Dies wird durch zuvor vereinbarte Zeitfenster für jeden Standort gewährleistet.“
TC Spezialservices konnte seit Einführung des Verizon Connect-Systems eine enorme Verbesserung im Fahrerverhalten feststellen. Bislang hatte das Unternehmen keine Möglichkeit, Fahrverhalten wie Leerläufe, Geschwindigkeitsüberschreitungen sowie zu starke Beschleunigung einzusehen. Alles in Allem könnte TC Spezial-services mit der Verizon Connect-Lösung nicht zufriedener sein. Es war ein so großer Erfolg, dass es nun auch anfängliche Pläne gibt, das System in einem anderen Kernbereich von TCFM einzuführen.