Géolocalisation : Les obligations légales de l'employeur

Une entreprise qui met en place la géolocalisation de ses véhicules doit respecter un cadre légal précis, complété ces dernières années par la jurisprudence. Les règles du jeu sont claires, les formalités simples : respectez-les pour réussir votre déploiement.

Quelles sont les finalités de votre système ?

Pas question d’équiper vos véhicules, puis de commencer à réfléchir à la façon dont vous utiliserez la géolocalisation. C’est avant l’installation qu’il faut définir les finalités de votre système.

Une bonne base de travail : la déclaration simplifiée CNIL, qui couvre la plupart des objectifs poursuivis par les employeurs, par exemple la sécurité du salarié et des marchandises, le suivi et la facturation de prestations de transport etc.

Le plus simple est de vous en inspirer. Vous éviterez aussi de vous égarer dans des finalités interdites : contrôle des salariés en dehors de leur temps de travail, détection des excès de vitesse etc.

Déclaration à la CNIL : obligatoire et indispensable

Vous devez déclarer votre système de géolocalisation à la CNIL pour qu’il soit considéré comme légal.

La déclaration décrit les finalités que vous avez choisies, détaille les données qui seront collectées et leur durée de conservation, cite les salariés qui seront autorisés à y avoir accès et à les exploiter etc.

C’est un document qui engage l’employeur : s’il veut modifier quelque chose par la suite, il doit faire une nouvelle déclaration. Le détournement de finalité et l’introduction d’une finalité non déclarée sont lourdement sanctionnés. A éviter absolument.

Consultez les représentants du personnel

Avant la mise en place du système, l’entreprise a l’obligation de consulter les délégués du personnel, ainsi que le CE et le CHSCT s’ils existent. Pour autant, ces instances ne rendent qu’un avis consultatif : même s’il est négatif, la géolocalisation peut être mise en place.

Toutefois, il vaut mieux jouer la carte de la transparence et profiter de cette consultation obligatoire pour informer complètement sur le projet et répondre aux éventuelles objections.

Informez chaque salarié par écrit

L’employeur doit informer chaque salarié avant la mise en place du système, au minimum par courrier remis en main propre et par note d’information au tableau d’affichage.

Ces documents reprennent l’essentiel des informations de la déclaration CNIL et rappellent notamment aux destinataires qu’ils disposent d’un droit d’accès et de rectification de leurs données.

Temps de travail, le sujet qui fâche

L’expérience montre que la plupart des tensions internes autour de la géolocalisation concernent le suivi du temps de travail. Ce suivi doit être pleinement justifié, et impossible ou difficile à réaliser par un autre moyen. A l’inverse et à titre d’exemples, il est interdit de contrôler :

- les VRP, qui organisent librement leur temps de travail,

- les représentants du personnel quand ils sont en délégation,

- les salariés qui passent matin et soir devant une pointeuse etc.

Nous aidons nos clients à établir leur déclaration simplifiée et les conseillons dans toutes leurs démarches