Tâches administratives : Comment gagner du temps ?

 Les dirigeants de petites entreprises de dépannage, de maintenance, de nettoyage ou de messagerie prolongent souvent leur journée de travail pour venir à bout des tâches administratives. Or, la géolocalisation pourrait leur faire gagner plusieurs heures par semaine.

Bref inventaire des petits travaux chronophages

 Voici quelques-unes des tâches qui peuvent monopoliser les soirées de certains dirigeants, en lieu et place d’une séance de sport, d’un repas entre amis ou d’un bon moment en famille :

• Saisir les heures de travail des salariés d’après leurs déclarations papier, vérifier qu’elles sont cohérentes et réalistes ;
• Préparer des factures à partir de bons d’intervention qui précisent le temps passé chez le client ;
• Traiter les réclamations et les litiges : l’intervention a-t-elle duré 3 heures, comme l’indique votre technicien, ou 1h30 comme le prétend votre client ?
• S’assurer en fin de mois que les quatre prestations de nettoyage prévues au contrat ont bien été réalisées, pour chacun de vos 50 clients.

Réduisez les tâches administratives

Or, il est possible de supprimer cette corvée. Une géolocalisation performante automatise le recueil des données citées ci-dessus et génère des rapports et des tableaux de bord paramétrables. L’essentiel du travail administratif est fait. Il ne reste plus au dirigeant qu’à vérifier les chiffres.

Les heures de travail des salariés ? Le système génère des feuilles de pointage d’heures automatiques, à partir de vos propres règles de calcul du temps de travail. Gain estimé par nos clients eux-mêmes : 20 minutes par salarié et par semaine, soit une demi-journée par mois si vous avez 3 collaborateurs.

Terminez vos journées plus tôt

La durée des interventions chez les clients ? Vous la vérifiez à partir de l’heure d’arrivée et de départ des véhicules. Facile à comptabiliser, et facile à opposer en cas de litige, sans passer des heures en vérifications et en discussions.

A cette occasion, le système enregistre aussi le nombre de prestations réalisées dans le mois, avec la date et l’heure de chacune : plus besoin de chercher des dates dans des dizaines de feuilles de travaux.

Soyez en sûr, la géolocalisation va vous rendre ces heures perdues chaque mois en tâches fastidieuses. Vos journées se finiront plus tôt. Il ne vous restera plus qu’à organiser votre soirée : jogging, bricolage, farniente, jeux en famille, sortie entre amis, cinéma, concert ? Tout un programme…