Voitures de fonction et avantages en nature : Evitez le redressement URSSAF

Le calcul du ratio usage professionnel/usage privé des voitures de fonction est un casse-tête pour les entreprises, et un motif fréquent de redressement par l’URSSAF. Deux façons d’éviter cette issue : payer le prix fort ou miser sur la géolocalisation.

Les entreprises qui veulent éviter tout problème en matière de voitures de fonction recourent à l’évaluation forfaitaire. Elles estiment chaque année l’avantage en nature du salarié à 6, 9 ou 12 % du coût d’achat TTC du véhicule, en fonction de cas bien spécifiés. Sauf à se tromper de  taux, le redressement est exclu puisque ces règles sont fixées par l’URSSAF.

Calcul au forfait : pratique mais coûteux

Mais le forfait n’est pas intéressant si certains salariés utilisent rarement leur véhicule de fonction à titre privé. Si par exemple les 9 % du prix d’achat TTC représentent le double de l’avantage en nature réel du salarié, l’employeur paie inutilement le double de charges sociales. Quant au salarié, il paie des impôts sur un avantage en nature dont il n’a profité qu’à moitié. S’il s’en rend compte, il risque de protester haut et fort.

L’évaluation au réel, sur le vrai ratio usage professionnel/usage privé, semble donc préférable. Mais comment calculer précisément ce ratio ?

Première idée : demander à ses salariés de noter leurs kilomètres personnels tout au long de l’année. Mais ils ne sont pas à l’abri des erreurs et des oublis. D’autre part, ils peuvent avoir l’impression que leur employeur s’immisce dans leur vie privée.

Géolocalisation : des chiffres fiables et incontestables

Deuxième idée : estimer le ratio au « doigt mouillé ». Le problème, c’est que l’URSSAF dispose de barèmes par professions et repère vite les évaluations douteuses. Ces barèmes, on l’aura compris, restent confidentiels. Aussi, veillez au moins à être crédible : un taxi qui déclare 100 km privés par mois, ça ne fait pas sérieux.

Troisième idée : investissez dans un système de géolocalisation. Du jour au lendemain, vous disposerez de données détaillées sur les déplacements professionnels de vos salariés. Pour calculer les kilométrages privés, vous déciderez par exemple que tous les trajets effectués hors des heures de travail sont réputés privés. Le système fait le calcul automatiquement.

Vous pouvez aussi lui demander de comptabiliser les distance parcourues lorsque votre salarié active le bouton « vie privée » de son véhicule. Dans un tel cas, vous ne pouvez plus le localiser. Mais vous savez combien de kilomètres il a effectués.

La géolocalisation ne vous servira pas seulement à éloigner les inspecteurs de l’URSSAF. Vous pouvez en attendre des gains de productivité, un meilleur service client, des économies de carburant et d’entretien… Autant de bonnes raisons de sauter le pas !