5 tips om efficiënter te werken met een fleetmanagementsysteem

Met de groeiende economie neemt ook de werkdrukte in bijna alle sectoren toe. Dat betekent waarschijnlijk dat u af en toe voor flinke uitdagingen komt te staan, zeker als u tegen de maximumcapaciteit van uw organisatie aanloopt.

Maar wacht nog heel even voordat u uw klanten nee verkoopt. Kijk eerst nog eens kritisch naar uw bedrijfsprocessen. Zijn er hier en daar wellicht wat verbeteringen mogelijk op het gebied van efficiëntie? Een fleetmanagementsysteem kan u helpen bij zowel het verkrijgen van die inzichten, als bij het efficiënter werken zelf. En wel op de volgende vijf manieren.

1. Automatiseer uw rittenregistratie

Wie zijn werknemers alleen zakelijk in hun voertuigen laat rijden, is verplicht om een rittenregistratie voor de Belastingdienst bij te houden. En hoewel het bijhouden van een rittenstaatje misschien niet meer dan een paar minuten per keer kost, tikken die minuten bij elkaar aardig aan. Zeker voor medewerkers die meerdere ritten op een dag maken, en al helemaal als u er daar meerdere van voor u heeft werken.

Die verloren uren kunt u terugwinnen door gebruik te maken van een fleetmanagementsysteem. Een dergelijk systeem kan namelijk automatisch een rittenregistratie voor u bijhouden. Let er overigens wel op dat u kiest voor een systeem dat het Keurmerk RitRegistratiesysteem voert, dan weet u zeker dat uw overzicht voldoet aan de daaraan gestelde eisen door de Belastingdienst.

2. Plan efficiënter

Met meerdere mensen in het veld is het vaak een heel gepuzzel om het werk op de meeste efficiënte manier te verdelen. Zeker als er nog spoedopdrachten tussendoor komen ook. Want wie bevindt zich waar? Wie is het dichtst in de buurt om de klus aan te pakken? En wie heeft daar ook de tijd voor?

Een fleetmanagementsysteem kan u helpen met waardevolle inzichten die het mogelijk maken om efficiënter te plannen. Doordat u near-realtime inzicht verkrijgt in de locaties van uw bestuurders, ziet u in een oogopslag waar uw medewerkers zich bevinden. Zo hoeft u dus geen belrondje te maken om te zien wie het dichtst in de buurt is om de spoedopdracht uit te voeren.

Waar uw werknemers zich bevinden kan u, als uw medewerkers meerdere adressen op een dag moeten bezoeken, bovendien een indicatie geven van wie voor of juist achterloopt op schema. Zo weet u dus ook wie de meeste tijd overheeft om de spoedklus op te pakken, of om bij te springen bij een collega die achterloopt.

3. Verhoog de productiviteit

Voor werknemers die meerdere klussen op meerdere locaties uitvoeren, is onderweg zijn nu eenmaal een noodzakelijk kwaad. Maar dat betekent niet dat u hier helemaal geen efficientieslag op kunt maken. Een fleetmanagementsysteem helpt u bijvoorbeeld bij het kiezen van de kortste route, en houdt daarbij rekening met actuele verkeerssituaties.

En omdat u met een fleetmanagementsysteem zowel real-time als achteraf de locatie van uw bestuurders kunt inzien, kunt u de productiviteit ook op andere manieren verhogen. Ziet u dat een medewerker gemiddeld gezien langer op een locatie aanwezig is dan zijn collega's? Dat zou erop kunnen wijzen dat hij moeite heeft met een bepaald onderdeel van zijn werkzaamheden, en misschien bijscholing nodig heeft. Daarnaast ziet u het bijvoorbeeld ook als werknemers vaak te lang pauze nemen.

4. Onderhoud voertuigen op tijd

Nog een noodzakelijk kwaad: voertuigonderhoud. Voertuigen die bij de garage staan, kunnen immers niet in het veld worden ingezet, en resulteren dus in verloren uren. Maar dat betekent natuurlijk niet dat het overslaan van onderhoudsbeurten een goed idee is, aangezien het niet opmerken van een defect er op den duur toe kan leiden dat een auto verder beschadigt en nog langer uit de roulatie is.

Houd daarom een nauwkeurig onderhoudsschema bij, en zorg ervoor dat uw voertuigen op tijd worden nagekeken. Ook hier helpt een fleetmanagementsysteem bij, bijvoorbeeld door een automatisch alert af te geven als een auto toe is aan een grote beurt.

5. Bespaar op kosten

Laten we eerlijk zijn: bij efficiënter werken dacht u helemaal niet aan bovenstaande punten. Waarschijnlijker is het dat u in eerste instantie de link legde met kosten. Gelukkig kan een fleetmanagementsysteem hier ook bij helpen. In eerste instantie omdat efficiënter werkende werknemers er wellicht voor zorgen dat het werk eerder af is, en u op overuren en personeelskosten kunt besparen.

Daarnaast geeft een fleetmanagementsysteem u inzicht in zaken als de rijstijl en het brandstofverbruik van uw werknemers. Rijden zij bijvoorbeeld vaak te hard? Of laten ze hun motor onnodig lang stationair draaien? Nuttige informatie om uw werknemers naar een groenere rijstijl te coachen. Als u gebruikmaakt van een systeem met tankpasintegratie, ziet u het bovendien ook als iemand vaak langs de snelweg tankt, in plaats van bij de goedkopere onbemande stations.