Veel gestelde vragen over privacy en fleetmanagement systemen

Voor bedrijven die gebruikmaken van een fleetmanagementsysteem als Reveal, zijn de voordelen op het gebied van onder andere brandstofbesparing, veiligheid en onderhoud al snel duidelijk. De introductie van een GPS-voertuigvolgsysteem kan echter tot vragen leiden van werknemers die zich zorgen maken om hun privacy. Leidt het kastje in hun voertuig tot Big Brother-achtige praktijken? Kan hun werkgever nu ineens zien wat zij in hun vrije tijd allemaal doen met de leasewagen?

Om ook onder uw bestuurders een draagvlak te creëren voor een fleetmanagementsysteem, is het belangrijk dat u deze zorgen wegneemt. Wees open en eerlijk over waarom u Reveal inzet voor de organisatie, en wijs erop dat een GPS-voertuigvolgsysteem ook voor bestuurders zelf voordeel oplevert. Het onderstaande overzicht van veel gestelde vragen over fleetmanagementsystemen en privacy helpt u daarbij.

Hoe helpt Reveal bij het verbeteren van veiligheid op de weg?

Een fleetmanagementsysteem helpt bestuurders veiliger op weg te gaan. Zo biedt Reveal inzicht in de rijstijl van bestuurders, inclusief zaken als te hard rijden en agressief optrekken. Dit geeft een onderneming de mogelijkheid om werknemers te coachen, en helpt onveilig rijgedrag terug te dringen.

Dat levert werknemers behalve een verkleind risico op ongelukken overigens nog een extra voordeel op: minder kans op boetes. Ook helpt het fleetmanagementsysteem om onderhoud van voertuigen beter in te plannen, en een goed onderhouden voertuig verkleint natuurlijk de kans op pech onderweg.

Is Reveal bedoeld om werknemers te bespieden?

Een GPS-voertuigvolgsysteem is niet bedoeld om werknemers te bespieden, maar om bedrijven te helpen hun wagenpark efficiënter in te zetten. Zo helpen de inzichten die het oplevert bij het besparen van brandstof, het beter inplannen van voertuigonderhoud en het zo effectief mogelijk inplannen van personeel.

Dit levert bestuurders net zo goed voordelen op, omdat u zo hun werkdruk kunt verlagen. Inzicht in actuele verkeerssituaties zorgt er verder voor dat ze minder vaak in de file staan, en aan het einde van de dag wellicht zelfs dat ze eerder thuis zijn.

Veel werkgevers gebruiken de inzichten die een fleetmanagementsysteem biedt in eerste instantie ook niet om te letten op ongewenst rijgedrag, maar juist om positieve rijstijlen te benadrukken. Met het organiseren van een maandelijkse competitie om wie er het zuinigst rijdt bijvoorbeeld. Door te kiezen voor een positieve benadering krijgt u werknemers veel sneller enthousiast voor een GPS-voertuigvolgsysteem.

Heeft het bedrijf met Reveal inzicht in wat bestuurders in hun vrije tijd doen?

Nee. Reveal beschikt over het Keurmerk RitRegistratieSystemen. Dat houdt onder andere in dat het systeem onderscheid maakt tussen privé- en zakelijke kilometers, en dat bestuurders de mogelijkheid hebben om privegegevens af te schermen.

Voor werknemers die hun zakelijke voertuig ook prive gebruiken, is er op de hardware van Reveal een schakelaar ingebouwd die ze alleen maar hoeven om te zetten om aan te geven dat het om een privérit gaat. Vanaf dan worden alleen de begin- en eindkilometerstand en de bijbehorende locaties bijgehouden, tot bestuurders weer aangeven dat ze beginnen aan een zakelijke rit. Uw werknemers hoeven dus niet bang te zijn dat u ziet waar ze in hun vrije tijd gaan en staan.

Hebben de Belastingdienst en andere overheidsdiensten nu inzage in ritgegevens van werknemers?

Doordat Reveal over het Keurmerk RitRegistratieSystemen beschikt, voldoet uw rittenregistratie aan de eisen van de Belastingdienst. Werknemers die minder dan vijfhonderd kilometer per jaar in een zakelijk voertuig rijden, hebben zo de middelen om dit ook bij de fiscus aan te tonen.

Dat betekent echter niet automatisch dat de overheid direct inzage heeft in alle gegevens die Reveal bijhoudt. Als bedrijf hoeft u aan de Belastingdienst alleen de vereiste gegevens voor een kilometerregistratie door te geven. Werknemers hoeven dus bijvoorbeeld niet bang te zijn dat elke snelheidsovertreding wordt doorgespeeld aan het CJIB.

Open en eerlijk

Het is niet moeilijk om bestuurders te overtuigen van de voordelen van Reveal. Nog los van de voordelen die het de onderneming oplevert, zijn ook zij gebaat bij zaken als meer veiligheid en minder werkdruk. De beste manier om de zorgen onder werknemers weg te halen is dan ook door open en eerlijk te zijn, en te kiezen voor een positieve benadering. In het begin is een fleetmanagementsysteem voor alle partijen even wennen, maar u zult zien: na een tijdje willen ook uw bestuurders niet meer anders!