Een bedrijfsauto voor uitzendkrachten? Vijf tips

Voor uitzendkrachten die zelf geen auto hebben, kan het beschikbaar stellen van een bedrijfswagen voor woon-werkverkeer een uitkomst zijn. Vooral uitzendbureaus die werken met krachten die voor hun werk tijdelijk ergens wonen kunnen er bijna niet meer omheen. In veel gevallen is het nog eens goedkoper dan een ov-vergoeding ook, al helemaal als werknemers carpoolen.

Tegelijkertijd levert een auto voor woon-werkverkeer ook weer een hoop administratieve rompslomp op. Denk aan het bijhouden van een rittenregistratie of een onderhoudsschema. En dan hebben we het nog niet eens over zorgen over zaken zoals brandstofverbruik of diefstal. Dankzij moderne technieken als een fleetmanagementsysteem hoeven dat echter allemaal geen geldige bezwaren te zijn.

Vijf tips voor als u uitzendkrachten een bedrijfswagen voor woon-werkverkeer beschikbaar stelt.

1. Automatiseer de ritregistratie

Iedereen die een personenauto strikt zakelijk gebruikt moet eraan geloven: een ritregistratie voor de Belastingdienst. Bij controle moet u kunnen aantonen dat iemand niet meer dan 500 privé-kilometers heeft gemaakt. Dat moet aan de hand van een registratie waarin u per rit onder andere de start- en eindbestemming en de kilometerstand bijhoudt.

Bij een of twee werknemers nog wel een klus die u met de hand kunt doen, maar daarna wordt het al snel een tijdrovende klus. Zeker als je gebruikmaakt van poolauto's, en dus moet bijhouden wie wanneer welk voertuig bestuurde. Onderschat hier ook de fout- en fraudegevoeligheid niet. Dat ene niet opgegeven ritje kan enorme gevolgen hebben, als iemand op zijn vrije zaterdag wordt geflitst.

Houd deze rittenregistratie daarom geautomatiseerd bij met een fleetmanagementsysteem, ook wel bekend als voertuigvolgsysteem. Daarmee kunt u aan de hand van GPS-gegevens bijhouden waar een voertuig allemaal is geweest, eventueel ook per bestuurder. Als u kiest voor een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen bespaart u er nog tijd mee ook. De rittenregistraties die u met deze keurmerken automatisch uitdraait kunt u namelijk een-op-een overhandigen aan de Belastingdienst.

2. Zorg voor inzicht in actuele locaties

Meer dan ander soort bedrijven heeft een uitzendbureau vaak te maken met medewerkers die komen en gaan. Veel van hen zijn daarom misschien een beetje huiverig om iemand gelijk een bedrijfsauto beschikbaar te stellen, bijvoorbeeld omdat ze bang zijn voor diefstal.

Gelukkig beschikken veel fleetmanagementsystemen over de mogelijkheid om ook in near realtime te zien waar een voertuig zich bevindt. Of om een seintje te krijgen zodra een voertuig een bepaald gebied verlaat en zo de kans op diefstal te verkleinen.

3. Maak een onderhoudsschema

Ook hier geldt: een onderhoudsschema met de hand bijhouden is voor een of twee voertuigen nog wel te doen. Maar zodra het er meer worden, wordt het een lastige klus om per auto bij te houden wanneer ze zijn ingeroosterd voor een kleine en grote beurt, de apk en het wisselen van zomer- en winterbanden.

Plan deze onderhoudsbeurten daarom in hetzelfde fleetmanagementsysteem waar u de rittenregistratie bijhoudt. Zo houdt u alles in een systeem overzichtelijk bij elkaar, en kunt u herinneringen instellen die u op tijd een seintje geven voor gepland onderhoud.

4. Krijg grip op brandstofkosten

Vooral als kostenbesparing ten opzichte van een ov- of kilometervergoeding de reden is om uitzendkrachten een bedrijfswagen ter beschikking te stellen, wilt u natuurlijk wel dat uw werknemers er een zuinige rijstijl op nahouden.

Maak daarom gebruik van een fleetmanagementsysteem dat inzicht geeft in de rijstijl van werknemers, en dat laat zien waar er op het gebied van brandstofbesparing nog verbetering mogelijk is. Denk daarbij aan zaken als onnodig stationair draaien, te hard rijden of te laat doorschakelen naar een hogere versnelling. En gebruik die inzichten om uitzendkrachten te coachen naar een zuinigere rijstijl.

Door te kiezen voor een fleetmanagementsysteem met tankpasintegratie kunt u bovendien ook de kans op brandstofdiefstal verkleinen. Bijvoorbeeld door een alert te ontvangen op het moment dat er brandstof wordt afgerekend wanneer het bij de pas horende voertuig niet bij het tankstation in de buurt is. Of als er meer liters worden afgerekend dan in de brandstoftank passen.

5. Verhoog de veiligheid van uw werknemers

Diezelfde inzichten in rijstijl kunnen u ook waardevolle informatie geven over hoe veilig uw uitzendkrachten de weg op gaan. Stelselmatig te hard rijden binnen de bebouwde kom, agressief optrekken, te hard door de bochten of regelmatig hard remmen: allemaal rijgedrag dat u kunt teruglezen in een fleetmanagementsysteem.

Met die informatie kunt u uw werknemers aanspreken op hun rijgedrag en ze erop wijzen dat ze de verantwoordelijkheid hebben om veilig de weg op te gaan. Voor de reputatie van uw bedrijf, hun eigen veiligheid en die van andere weggebruikers. En als u met de gegevens uit uw fleetmanagmentsysteem kunt aantonen dat uw werknemers er een veilige rijstijl op nahouden, kunt u die wellicht zelfs gebruiken om een korting te bedingen op de verzekeringspremie.