Op vakantie met de bedrijfsbus: maak afspraken over deze vier zaken

Chauffeurs die voor hun werk in een bedrijfsbus rijden, gebruiken deze niet altijd alleen voor zakelijke doeleinden, zo blijkt uit recent onderzoek van Reveal. Zo gebruiken zij de bus weleens voor privéverhuizingen (21 procent) of om in de eigen tijd bij te klussen. En maar liefst een op de tien werknemers heeft zijn voertuig ooit gebruikt om op vakantie te gaan.

Uiteraard is het prima als werknemers met hun bedrijfswagen op vakantie gaan, mits u daar als werkgever toestemming voor hebt gegeven. Maar vergeet ook niet om duidelijke afspraken te maken over de volgende vier zaken. Zo weten u en uw werknemers waar u en zij aan toe zijn, en voorkomt u mogelijk onnodige kostenposten voor onder andere brandstof en schades.

1. Privégebruik tankkaart

Vaak wordt een bedrijfswagen gecombineerd met een tankkaart. Maar hoe zit dat met privégebruik? Maak hier duidelijke afspraken over en controleer die ook. Uit het onderzoek van Reveal blijkt dat de bedrijfstankpas weleens wordt gebruikt voor het bijtanken van een privévoertuig. Fraude met de tankpas opsporen en herkennen kan een flinke kostenbesparing opleveren.

Reveal helpt daarbij. Zo ziet u dankzij de MultiTankcard-integratie bijvoorbeeld of het aantal liters dat iemand heeft getankt, wel overeenkomt met de tankinhoud. Dankzij deze inzichten kunt u snel handelen: een melding doen bij de bestuurder of de tankpas blokkeren om meer fraude te voorkomen.

2. Rijden in het buitenland

Mag een werknemer met de bedrijfsbus naar het buitenland? En zijn er dan nog restricties of voorwaarden aan verbonden? Niet alleen is het belangrijk om daar goede afspraken over te maken met uw werknemer, ook is het goed om hier inzicht in te houden. Want uit onderzoek blijkt dat een aanzienlijk aantal mensen de bedrijfswagen weleens gebruikt voor privédoeleinden zonder daarvoor toestemming te hebben. En ongeoorloofd privégebruik van een bedrijfswagen kan op een hoge boete van de Belastingdienst komen te staan.

Een fleetmanagementsysteem geeft inzicht in zaken als afgelegde routes, near-realtime locaties en andere gegevens die ongeoorloofd voertuiggebruik helpen tegengaan. Ook is het mogelijk om een realtime alert te krijgen als een voertuig buiten werktijd wordt gebruikt. Zo kunt u direct actie ondernemen. Want in sommige gevallen is achteraf handelen te laat.

3. Ongeval op reis

Een van die gevallen is een ongeval of schade aan het voertuig. Zeker tijdens de vakantieperiode neemt de kans op ongelukken toe, ook voor bedrijfsbussen. De wegen zijn vol, bestuurders kunnen onveilig gedrag vertonen, zoals agressief optrekken of plotseling remmen. Uit onderzoek blijkt dat 23 procent weleens een bekeuring heeft ontvangen voor zijn rijgedrag in de bedrijfsbus.

Met een goed fleetmanagementsysteem als Reveal hebt u inzicht in het rijgedrag van uw bestuurders. Rijdt uw werknemer te hard, trekt iemand vaak agressief op of rijdt hij te hard door de bocht? Met deze inzichten helpt u uw werknemers te sturen naar een veiliger rijstijl.

4. Andere bestuurders

Wat te doen met andere bestuurders in uw bedrijfsbus? Het is begrijpelijk dat vakantiegangers het autorijden willen afwisselen. Sterker nog: dit is zelfs aan te moedigen, omdat het veiliger is om tussendoor rust te nemen. Maar wie zijn die bestuurders? Zijn ze te vertrouwen in uw voertuigen? 71 procent van de ondervraagde bestuurders in het Reveal-onderzoek rijdt immers rond met de bedrijfsnaam op het voertuig.

Als dat in uw organisatie ook het geval is, loopt u het risico om reputatieschade op te lopen, ongeacht of het uw bestuurder is die op dat moment achter het stuur zit. U bent als werkgever verantwoordelijk om uw bestuurders veilig op pad te sturen en ervoor te zorgen dat ze anderen niet in gevaar brengen. Maak daarom goede afspraken over wie uw voertuigen mogen besturen. Controleren is in dit geval lastig, zelfs met een fleetmanagementsysteem. Een kwestie van goed vertrouwen, zullen we maar zeggen!