Zo herkent en voorkomt u tankpasfraude

Bedrijven met een wagenpark doen er logischerwijs veel aan om op brandstofkosten te besparen. Ze spreken bestuurders aan op ongewenst rijgedrag, plannen ideale routes en onderhouden hun voertuigen. Waar echter minder vaak aandacht aan wordt besteed, is brandstoffraude. Terwijl uit onderzoek van BP blijkt, dat aan een op de twintig tankbeurten een luchtje zit. Het actief opsporen en tegengaan van tankkaartfraude is dus wel degelijk de moeite waard en kan een fikse kostenbesparing opleveren.

Fraude met tankpassen komt voor in verschillende vormen. Leaserijders die met hun tankpas de auto van hun partner voltanken, koeriers die met de bedrijfspas brandstof kopen voor hun privévoertuig, of gevallen waarbij de tankkaart wordt gestolen of geskimd. In welke vorm brandstofdiefstal binnen uw organisatie ook voorkomt, om tankpasfraude tegen te gaan, zult u het eerst moeten herkennen.

Verkrijg inzicht

Zorg er daarom voor dat u inzicht verkrijgt in het brandstofverbruik binnen uw organisatie. Daarbij is het een goede eerste stap om uw medewerkers bij elke tankkaarttransactie hun kilometerstand te laten invullen.

Wijkt het aantal gereden kilometers af van het aantal aangeschafte liters? Dat kan een teken van fraude zijn, maar wellicht is het hoge brandstofverbruik het gevolg van een verkeerde rijstijl of van achterstallig voertuigonderhoud. Bovendien weet u zo niet voor honderd procent zeker of iemand wel de juiste kilometerstand invoert.

Herken tekenen van fraude

Om echt inzicht in tankpasfraude te verkrijgen, doet u er daarom goed aan ook op een aantal andere zaken te letten. Een fleet management-systeem met tankpasintegratie helpt daarbij, omdat u daarmee in een oogopslag gedetailleerd inzicht verkrijgt in tekenen van fraude, zoals:

« het aantal daadwerkelijk afgelegde kilometers in vergelijking met het aantal afgelegde kilometers dat bij het afrekenen is ingevoerd;

« het werkelijke brandstofverbruik van een voertuig afgezet tegen de hoeveelheid aangeschafte liters;

« het aantal getankte liters per transactie vergeleken met de maximumtankinhoud van het betreffende voertuig;

« brandstoftransacties waarbij het aan de tankpas toegewezen voertuig niet in de buurt van het tankstation was;

« meerdere tankbeurten achter elkaar met dezelfde pas. Zeker als die op grote afstand van elkaar plaatsvinden, is dat een sterk teken dat de tankpas geskimd is.

Voorkom fraude

Door op bovenstaande zaken te letten, hebt u een instrument in handen om fraude met tankpassen tegen te gaan. Maar het is natuurlijk nog beter om fraude te voorkomen. Twee tips die u daarbij helpen.

« Spreek uw medewerkers aan op hun brandstofverbruik. Dit is niet alleen een goede manier om brandstofkosten binnen uw organisatie terug te dringen, het schrikt potentiele tankpasfraudeurs ook af doordat ze weten dat u inzicht hebt in hun brandstofaankopen.

« Wijs uw bestuurders op hun verantwoordelijkheid om veilig met tankpassen om te gaan. In veel gevallen van brandstofdiefstal gaat het namelijk niet om frauderende medewerkers, maar is de roof het gevolg van gestolen of geskimde tankpassen. Herinner uw medewerkers er dus aan dat ze zorgvuldig omgaan met hun pas en dat ze hun pincode nergens opschrijven.

Blijf scherp

Bij het bestrijden van tankpasfraude is het goed om zich te realiseren dat de meesten van uw medewerkers het beste met uw organisatie voor hebben. Maar ook bij deze bestuurders kan het geen kwaad om op het brandstofverbruik te letten.

Niet iedereen is zich immers bewust van een verkeerde rijstijl. Hen aanspreken op zaken als te hard rijden of te snel optrekken, levert u niet alleen een kostenbesparing op, maar zorgt er ook voor dat zij veiliger de weg opgaan. Blijf dus scherp en behoud inzicht in het brandstofverbruik van uw wagenpark!