Automatisch een sluitende rittenregistratie dankzij Verizon Connect Reveal

Dankzij een verhoogde efficiëntie van haar werknemers wist leverancier van airconditioningsproducten Lennox de investering in Reveal direct al terug te verdienen. Daarnaast levert het fleetmanagementsysteem het bedrijf andere voordelen op, zoals een tijdsbesparing op administratieve werkzaamheden. In de toekomst is General Manager en Area Director Benelux & UK Dick Dibbits van plan een koppeling te maken tussen Reveal en het HR-systeem van Lennox. “Dat bespaart ons naar inschatting al snel zo’n twintig uur extra per week.”

De eerste markt waar Lennox Reveal inzette, was het Verenigd Koninkrijk. Het fleet management systeem helpt bedrijven om te zien waar hun voertuigen zich bevinden, zowel near-realtime als achteraf. “We hadden al een goed inzicht in de tijd die een medewerker bij een klant doorbrengt, omdat die klant daarvoor tekent”, zegt Dibbits. “Maar we wilden ook graag meer inzicht in hoeveel tijd ze onderweg waren.”

Voorspoedige installatie

De installatie van het fleet management systeem verliep voorspoedig, vertelt Dibbits. “De auto’s zijn bijna niet uit de roulatie geweest; binnen een paar uur waren alle voertuigen voorzien van de benodigde hardware.” En hoewel sommige personeelsleden in het begin wat sceptisch waren over de introductie van Reveal, hielpen medewerkers van het fleetmanagementbedrijf die zorgen weg te nemen. “Zij legden precies uit hoe de privacy van de medewerkers was gewaarborgd”, aldus Dibbits. “Dat droeg enorm bij aan de acceptatiegraad van de bestuurders.”

De inzet van Reveal was al snel een gouden zet, omdat bleek dat de medewerkers van Lennox aan de hand van die inzichten veel efficiënter van A naar B konden rijden. Dibbits: “Met alleen al de daling in het aantal gedeclareerde uren die dat opleverde, hadden we de kosten voor de inzet van Reveal al terugverdiend.” Reden voor Lennox om het fleet management systeem ook in België en Nederland in te zetten, alhoewel er voor die landen ook fiscale redenen aan ten grondslag lagen.

Rittenregistratie voor de Belastingdienst

“In Nederland hebben we een aantal medewerkers die de auto niet privé gebruiken”, legt Dibbits uit. “Zij moeten daarom een rittenregistratie bijhouden om een aanslag van de Belastingdienst te voorkomen. En ook in België moeten bestuurders om fiscale redenen een registratie bijhouden, waarbij zakelijke en privékilometers strikt worden gescheiden.”

Voorheen moesten de bestuurders gereden ritten handmatig bijhouden, een handeling die hen al snel een kwartier per week kostte en bovendien foutgevoelig was. “Dat is nu niet meer nodig. Reveal is ingesteld om automatisch een sluitende rittenregistratie te genereren, die we zo een-op-een kunnen overhandigen aan de Belastingdienst. In totaal hebben we het over ongeveer tien bestuurders voor wie dit noodzakelijk is, dus dat bespaart ons wekelijks een paar uur aan administratieve werkzaamheden.”

Koppeling met automatiseringssysteem

Wat Dibbits betreft, is dit nog maar het begin. “Binnenkort koppelen we Reveal aan ons automatiseringssysteem om  de gewerkte uren te registreren ”, zo blikt hij vooruit. “Dat scheelt onze medewerkers enorm in de administratie, omdat zij dan helemaal niet meer handmatig hoeven bij te houden waar en voor welke klant ze die dag hebben gewerkt. Dat kost ze nu misschien maar tot tien minuten per dag, maar als je bedenkt dat we 26 medewerkers in de buitendienst hebben, scheelt dat straks naar inschatting toch al gauw zo’n twintig uur per week.”