Boete voor onvolledige km-registratie, ondanks ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’

Rijwielcentrum Penninga heeft een bestelbus, waarmee zij fietsen wegbrengt en ophaalt. Met de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ op zak denkt eigenaar Hielke Penninga de rittenregistratie niet te hoeven bijhouden. Toch legde de Belastingdienst hem een boete op voor privégebruik, omdat hij de bestelbus ook voor woon- werkverkeer gebruikte. ‘Het argument dat ik de bus sec mee naar huis nam om op afroep klanten te kunnen bedienen, werd niet gehonoreerd.’

In goed vertrouwen de Verklaring aanvragen

Voordat Hielke zijn eigen rijwielcentrum in Grijpskerk opende, had hij een bedrijf dat containers reinigde. De bedrijfswagen waarmee de containers werden gereinigd, was voorzien van een laadbak en spoelinstallatie. ‘Er werd alleen zakelijk mee gereden. Je kan er immers geen boodschappen mee doen’, vertelt Hielke. Na contact te hebben gehad met de Belastingdienst vraagt hij een ‘Verklaring uitsluitend gebruik bestelauto’ aan, om - zonder een boete opgelegd te krijgen - de kilometerregistratie niet te hoeven bijhouden.

Als Hielke later voor Rijwielcentrum Penninga een bestelbus aanschaft waarmee ook alleen zakelijk wordt gereden, heeft hij weer contact met de Belastingdienst. Ook deze keer vraagt hij de Verklaring aan, in de veronderstelling geen kilometerregistratie bij te hoeven houden.

Dan komt de belastinginspecteur…

Een half jaar geleden kreeg Rijwielcentrum Penninga een belastingsinspecteur op bezoek. Alles was in orde, al kreeg Hielke wel nog enkele vragen over het privégebruik van de bestelbus. ‘Ik vertelde dat de bus alleen zakelijk werd gebruikt, voor het halen van fietsen die gerepareerd moesten worden of het wegbrengen van gerepareerde fietsen. Op verzoek van de belastinginspecteur legde ik uit dat ik de bus mee naar huis nam, om eventueel ook in de avond of vroeg in de ochtend fietsen op te halen. Dat is juist de service die wij bieden aan onze klanten.’

Daar nam de inspecteur geen genoegen mee. Anders dan de bedrijfswagen van het reinigingsbedrijf (voorzien van een laadbak en spoelinstallatie), kon volgens de Belastingdienst met een eenvoudige bestelbus prima nog even een privéboodschap worden gedaan. De ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ deed hier niets aan af’, aldus Hielke.

… en er werd een boete opgelegd

Rijwielcentrum Penninga kreeg een boete opgelegd van enkele duizenden euro’s. De Belastingdienst ging hierbij uit van de nieuwwaarde van de bestelbus, inclusief de btw en de bpm. De boete bedroeg 2.7 procent van dit bedrag, per jaar dat Hielke de kilometerregistratie niet had bijgehouden. ‘In mijn geval was dat vijf jaar maar omdat ik drie jaar daarvan boven het bedrijfspand had gewoond, werd de boete evenredig verminderd. Desondanks een flinke domper, omdat ik echt in de veronderstelling verkeerde dat de Verklaring volstond.’

Voertuigvolgsysteem Verizon Connect bood oplossing

Hielke is daarna op zoek gegaan naar een kilometerregistratiesysteem. ‘Als ondernemer heb je de neiging je te laten verleiden door de zeer goedkope systemen die worden aangeboden.’ Deze kun je echter uitzetten, waardoor manipulatie mogelijk is. Ze voldoen dan ook niet aan de eisen van de Belastingdienst. Het kilometerregistratiesysteem van Verizon Connect Reveal voldoet wel aan deze eisen, mede omdat het de ritten automatisch genereert. Het beschikt zelfs over het Keurmerk RRS (RitRegistratieSystemen).

‘Fijne bijkomstigheid is dat ik via het systeem weet waar de bestelbus zich op welk moment bevindt. Belt een klant met het verzoek een fiets op te halen, dan kan ik zien of de bus in de buurt is en zo ja, hoe laat de fiets wordt opgehaald. Ook dat noem ik service!’