Hoe maakt u de beste keuze voor een fleet management systeem?

Mansveld Projecten & Services ging bij het kiezen van een fleet management systeem niet over één nacht ijs. Aan de keuze om te gaan werken met Reveal ging een uitgebreid selectieproces vooraf. Mansveld vroeg offertes op bij verschillende bedrijven, gevolgd door een eliminatieproces met persoonlijk gesprekken en praktijktests. “Net zo belangrijk als meer meetbare criteria als prijs en functionaliteiten, is dat een leverancier zaken als gebruiksvriendelijkheid en dienstverlening op orde heeft”, zegt Jan-Dirk van de Laar, directeur van Mansveld.

Voor het oplossen van storingen en preventief onderhoud aan installaties rijden de monteurs van Mansveld door met name Zuid-Nederland. Het bedrijf is specialist in elektrotechnische projecten voor de utiliteitsmarkt, en het heeft voor zijn monteurs een wagenpark van 64 voertuigen beschikbaar. “Om te voorkomen dat zij bijtelling moeten betalen aan de Belastingdienst, moeten onze monteurs een rittenregistratie bijhouden”, zegt Patrick Schenkelaars. Hij werkt als inkoper bij Mansveld, en voerde samen met Van de Laar de regie over het selectieproces van een fleetmanagementsysteem.

Offerte aanvragen

“Het vereenvoudigen van het proces van kilometerregistratie was voor ons de belangrijkste reden om gebruik te maken van een fleet management systeem”, vertelt hij. Daarnaast wilde het bedrijf een systeem dat inzicht biedt in de actuele locaties van zijn monteurs, zodat de back-office daar de planning op kan afstemmen. “Die twee mogelijkheden vormden voor ons de harde selectiecriteria, waarop we een eerste selectie maakten van geschikte aanbieders van fleetmanagementoplossingen.”

Schenkelaars vroeg bij verschillende aanbieders een offerte op, en nodigde op basis van prijs vervolgens een aantal van hen uit. “In die gesprekken vroegen we de leveranciers om te vertellen wie ze zijn, en wat hun product nog meer kan”, legt Van de Laar uit. “In de toekomst willen we de inzichten van het fleetmanagementsysteem ook gebruiken om te helpen besparen op brandstofkosten. Dan is het wel zo handig als een oplossing inzicht geeft in zaken als verbruik, bijvoorbeeld aan de hand van rijstijl van chauffeurs.”

Organisatie achter de oplossingen

Van de Laar en Schenkelaars besteedden in deze gesprekken echter ook aandacht aan de organisatie achter de oplossing. “Een van de redenen dat we voor Reveal kozen, was het feit dat zij zich echt lieten zien als een partij die proactief met ons mee kan denken”, vertelt Schenkelaars. “Ze snappen de problemen waar wij als organisatie mee te maken hebben, en gaven ons waardevol advies. Hoe een leverancier zich in dit soort gesprekken opstelt, zegt vaak veel over de samenwerking in de toekomst.”

Na de gesprekken met de verschillende leveranciers, koos Mansveld twee fleetmanagementsystemen uit om in de praktijk te testen. Het bedrijf liet daarvoor de benodigde hardware in de voertuigen van het managementteam installeren, en begon te experimenteren met de verschillende systemen. “Een praktijktest is een goede manier om te kijken hoe gebruiksvriendelijk een oplossing echt is”, aldus Van de Laar. “Hoe makkelijk is het bijvoorbeeld om een rittenregistratie uit te draaien? Hoeveel muisklikken heb ik nodig om de locaties van onze voertuigen in te zien?”

Juiste keuze gemaakt

“Reveal won op het gebied van zowel meetbare criteria als prijs en functionaliteiten, als de zachte criteria waaronder gebruiksvriendelijkheid en serviceniveau”, zegt Schenkelaars. “Een uitgebreid selectieproces vergde dan misschien een investering van onze tijd, maar we weten nu in ieder geval wel zeker dat we de juiste keuze hebben gemaakt.”