Sneller reageren op spoedklussen en geen handmatige rittenregistratie meer voor Orsatel

Dankzij Reveal kan Orsatel beter plannen en sneller reageren op spoedklussen. De specialist op het gebied van bekabelde- en draadloze-communicatienetwerken weet met het fleetmanagementsysteem bovendien flink te besparen op administratieve werkzaamheden met betrekking tot de rittenregistraties voor de Belastingdienst.

Orsatel legt netwerken aan voor verschillende soorten bedrijven, waaronder telecom- en kabelproviders als Ziggo, KPN en Vodafone. Om haar diensten te kunnen leveren, heeft de organisatie monteurs in dienst, die samen met zo’n 75 voertuigen door geheel Nederland rijden. Behalve voor het aanleggen van zowel boven- als ondergrondse netwerken worden zij ook ingezet voor gepland onderhoud of om storingen te verhelpen.

Inzicht in planning

Bij het inplannen van opdrachten voor al die monteurs komt nog heel wat organisatie kijken. Doordat het van tevoren niet altijd even makkelijk is om in te schatten hoe lang iemand bezig zal zijn met een bepaalde klus, of doordat Orsatel van tevoren geen zicht heeft op storingen. Orsatel had daarom behoefte aan een fleetmanagementoplossing die inzicht geeft in de locaties van monteurs, zodat men aan de hand daarvan kan bepalen of een monteur voorloopt of juist achterloopt op schema. En zodat Orsatel ook kan zien wie er het dichtst in de buurt is om te reageren op een spoedopdracht.

Daar komt nog eens bij dat veel van de monteurs die voor Orsatel op pad gaan, een rittenregistratie voor de Belastingdienst moeten bijhouden. Dit leverde zowel de monteurs als de medewerkers op kantoor veel administratieve werkzaamheden op, wat voor de organisatie reden was om automatische rittenregistraties toe te voegen aan de lijst met vereisten voor een fleetmanagementsysteem.

Nauwkeurige administratie

Na een aantal verschillende systemen met elkaar te hebben vergeleken, kwam Orsatel uit bij Reveal. “Uit de diverse onlinedemo’s bleek al snel dat Reveal de meeste features bood tegen de beste prijs”, zegt Kenan Oran, manager Operations bij Orsatel. “Met Live Kaarten krijgen we near-realtime inzicht in de locaties van monteurs, wat ons helpt bij het overzien en monitoren van de volledige operatie.”

Bijkomend voordeel is, dat Orsatel met Route Replay ook achteraf kan zien welke locaties monteurs hebben bezocht en zelfs welke routes ze hebben afgelegd. “Waardevolle inzichten voor onze administratie”, zegt Oran daarover. “Zeker bij waakdiensten waarvoor onze monteurs bijvoorbeeld ’s nachts paraat moeten staan. Onze klanten krijgen voor dat soort diensten een factuur op basis van de uren die onze monteurs daadwerkelijk werken, bijvoorbeeld om te reageren op een storing. Dankzij Route Replay kunnen we precies inzien hoe laat een monteur is gaan rijden en hoe lang hij over een klus deed. En kunnen we voor de klant dus een nauwkeurige administratie bijhouden.”

Automatische rittenregistratie

Reveal beschikt bovendien over het Keurmerk RitRegistratiesystemen. Dit keurmerk houdt in dat rittenregistraties, die automatisch door het fleet management systeem worden gegenereerd, voldoen aan eisen die de Belastingdienst aan zo’n registratie stelt. Oran: “Dankzij Reveal besparen we nu flink wat tijd aan handmatige administratie; alles bij elkaar opgeteld, komt dat zelfs neer op één fte.”

Een andere functionaliteit waar Orsatel gebruik van maakt, is de mogelijkheid om het rijgedrag van medewerkers te monitoren. “In het dashboard krijgen we inzicht in ongewenst rijgedrag van onze bestuurders”, zegt Oran. “Denk aan zaken als hard remmen of te hard rijden. Met die inzichten kunnen we ze aanspreken op hun gedrag. Voor hun eigen veiligheid en die van hun medeweggebruikers. Daarnaast rijden onze medewerkers rond met onze bedrijfsnaam op de bus, dus een rustiger rijstijl draagt ook bij aan ons imago.”

Erg tevreden over serviceniveau

Oran is tot slot erg te spreken over het serviceniveau van Reveal: “Voor de installatie van de benodigde GPS-hardware kwamen ze bijvoorbeeld langs op de locaties waar onze monteurs bezig waren met een opdracht. Zo hoefden onze voertuigen geen moment uit de roulatie te zijn. Verder is Reveal altijd snel met reageren en het bieden van ondersteuning. Wij zijn erg tevreden.”