Een effectievere urenregistratie sinds de aanschaf van Verizon Connect

‘We waren verrast’, is de reactie van Brenda van Harlingen op de vraag wat Verizon Connect haar direct na de aanschaf aan informatie verschafte. Het gros van de chauffeurs hield zich keurig aan de regels. Er waren echter chauffeurs die zich pas een uur na thuiskomst afmeldden. Of die beweerden bijna thuis te zijn, terwijl ze halverwege de route waren en nog prima dat ene pakket hadden kunnen ophalen. ‘We hebben met deze chauffeurs gesproken over de gevolgen van hun gedrag voor ons bedrijf. Sindsdien zijn onze declarabele uren flink gestegen!’

Zo’n 25 jaar geleden startte haar schoonvader Van Harlingen Koeriersdienst. Het bedrijf is groot geworden met kleine koeriersauto’s, die door heel het land en zelfs daarbuiten pakketten leverden. Tegenwoordig is Brenda samen met haar man eigenaar. Het is een fulltime baan want het wagenpark bestaat inmiddels uit dertig voertuigen, waaronder ook vrachtwagens, die door de Benelux en Frankrijk rijden. ‘We vervoeren eigenlijk alles: enveloppen, pakketten, pallets, gevaarlijke stoffen en medische instrumenten. In dit brede zit onze kracht. Behalve levende dieren en organen.’

Oplossing voor herkenbare problemen

'Eind 2016 werden we gebeld door een van de medewerkers van Verizon Connect. Hoewel we niet zozeer op zoek waren naar een fleet management systeem, herkenden we ons wel in de problemen die werden geschetst’, vertelt Brenda. ‘De discussie of een chauffeur op tijd was bijvoorbeeld. De chauffeur zei van wel, terwijl ik van de depotmanager te horen kreeg dat hij tien minuten te laat was. Zonder harde bewijzen kun je dan niet zoveel. Ook hadden we geen zicht op waar de chauffeurs zich op welk moment bevonden. Probeer bij een spoedklus dan maar eens uit te zoeken wie het dichtst in de buurt is.’

Stijging declarabele uren

'We hebben Verizon Connect niet meteen voor alle auto’s aangeschaft. Eerst wilden we inzicht in de informatie die het systeem ons kon verschaffen en de toegevoegde waarde daarvan. Daarna zouden we beslissen of we alle auto’s met het GPS-systeem zouden voorzien. In de eerste weken was de verbazing groot. Er waren enkele chauffeurs die uren schreven terwijl ze al thuis waren, of die een andere locatie opgaven dan waar ze daadwerkelijk waren om een pakket niet op te hoeven halen. In plaats van met de vinger te wijzen, zijn we met die chauffeurs het gesprek aangegaan. We hebben ze laten inzien wat de gevolgen van hun gedrag waren voor ons bedrijf, waarna we een verbetertraject zijn gestart. Sindsdien is het aantal declarabele uren behoorlijk gestegen’, vertelt Brenda gedreven.

Veel functionaliteiten

Tegenwoordig rijden bijna alle auto’s met het GPS-systeem van Verizon Connect. ‘Onze planner weet met één druk op de knop waar welke auto zich met welke chauffeur bevindt. De geschreven uren, de gereden route en eventuele overtredingen: het staat allemaal in het systeem. Ook krijgen we een melding als er na een bepaalde tijd in de auto gereden wordt. De kans is groot dat het dan een privérit betreft, wat niet is toegestaan. Buitensporigheden bespreken we direct met de chauffeur en we geven hem feedback hoe het anders of beter kan. Gelukkig is dit niet vaak meer nodig. En is er toch nog discussie over de tijd van aankomst of vertrek, dan raadplegen we het systeem voor de exacte tijden. Het zorgt voor duidelijkheid, zowel bij de klant, bij de chauffeur als bij ons.’

Handige app

‘Onze chauffeurs moeten zich om zeven uur melden bij het depot. Onze planner hoeft echter pas om acht uur op kantoor te zijn. Met de app van Verizon Connect kan hij voor zijn aankomst op kantoor al zien of iedereen op tijd is vertrokken en of er al onregelmatigheden zijn. Is het nodig, dan kan hij direct schakelen. De app is – net als het systeem zelf en de rapportages – overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Wat dat betreft wijst het zich allemaal vanzelf.’